MaschinenNotesKosten, Wartung & Tanken English

Datenschutzerklärung

Entwurf – die markierten Angaben fehlen noch.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website www.maschinennotes.de, die Bestellung von Lizenzen, die Downloads, die Programme und Apps „MaschinenNotes – Kosten, Wartung & Tanken“ (Windows, macOS, Android, iOS) und die Synchronisation über die RuppiLab Cloud sowie die Widerrufsfunktion „Vertrag widerrufen“.

1. Verantwortlicher

RuppiLab, Inhaber Peer Drescher
[STRASSE UND HAUSNUMMER]
[PLZ] Oberkrämer
Deutschland
E-Mail: apps@ruppilab.de

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nicht verpflichtet sind. Fragen zum Datenschutz richtest du bitte an die oben genannte Adresse.

2. Das Wichtigste in Kürze

  • Kein Tracking, keine Analyse- oder Werbedienste, keine Social-Media-Plugins – weder auf der Website noch in den Apps.
  • Die Website lädt alles von unserem eigenen Server: Schriften, Bilder, Skripte. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern eingebunden.
  • Deine Fahrzeug- und Kostendaten bleiben auf deinen Geräten (verschlüsselte Datenbank). Bei der Synchronisation werden sie vorher auf dem Gerät Ende-zu-Ende verschlüsselt – wir können sie nicht lesen.
  • Cookies: nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie beim Absenden einer Bestellung oder des Widerrufsformulars.

3. Hosting und Server-Protokolle

Die Website, der Download-Server und die RuppiLab Cloud laufen auf einem Server bei [HOSTER: Name und Anschrift des Rechenzentrums]. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer und Browserkennung (User-Agent). Diese Angaben werden in Protokolldateien gespeichert, um den Betrieb sicherzustellen und Angriffe abzuwehren, und nach [ANZAHL] Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit dem Hoster besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).

Alle Verbindungen sind per TLS (https) verschlüsselt.

4. Cookies und Speicherung im Browser

Die Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken. Nur wenn du das Bestellformular oder das Formular der Widerrufsfunktion absendest, wird ein Sitzungs-Cookie „mnorder“ gesetzt. Es enthält eine zufällige Kennung, dient ausschließlich dem Schutz der Formulare vor Missbrauch (Begrenzung der Anzahl der Absendungen) und wird gelöscht, wenn du den Browser schließt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Wenn du den Hinweis zu Cookies mit „Verstanden“ bestätigst, merkt sich dein Browser das im lokalen Speicher (localStorage, Eintrag „mn-hinweis“). Dieser Eintrag wird nicht an uns übertragen; du kannst ihn über die Einstellungen deines Browsers jederzeit löschen.

5. Downloads und Download-Zähler

Lädst du ein Programm oder ein Handbuch herunter, zählen wir den Abruf. Gespeichert werden nur Zeitpunkt, Produkt, Dateiname, Version, Fassung (z. B. Windows 64 Bit) und ob der Abruf über die Website oder aus dem Programm kam – keine IP-Adresse, keine Browserkennung, kein Cookie. Die Browserkennung wird beim Abruf nur kurz ausgewertet, um Abrufe von Suchmaschinen und Bots nicht mitzuzählen. Auf der Website erscheint höchstens die Gesamtzahl der Downloads. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einer anonymen Statistik).

6. Bestellung einer Lizenz

Für eine Bestellung über das Formular verarbeiten wir die Angaben, die du dort machst: Lizenzart und Anzahl, Name, ggf. Firma und Umsatzsteuer-ID, Anschrift, E-Mail-Adresse, Zahlungsart, Lizenznehmer (Name im Lizenzschlüssel), bei Verlängerungen den bisherigen Lizenzschlüssel sowie deine Anmerkungen. Wir benötigen sie, um den Vertrag zu schließen und zu erfüllen, eine Rechnung zu erstellen und dir den Lizenzschlüssel zu senden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Bestellung wird uns per E-Mail übermittelt; du erhältst eine Bestätigung an die angegebene Adresse.

Zum Schutz vor automatisiertem Missbrauch nutzen wir ein Formular-Kennzeichen ohne Cookie, ein für Menschen unsichtbares Feld und eine Begrenzung der Bestellungen je Sitzung und Stunde; dabei wird keine IP-Adresse gespeichert. Bestell- und Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie es die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten verlangen (bis zu 10 Jahre, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), danach werden sie gelöscht.

Zahlung per Überweisung: Wir erhalten die üblichen Angaben deiner Bank (Name, Kontoverbindung, Betrag, Verwendungszweck).

7. Widerruf über die Widerrufsfunktion

Nutzt du „Vertrag widerrufen“, verarbeiten wir die dort gemachten Angaben: deinen Namen, die Angaben zur Identifizierung des Vertrags (z. B. Bestellnummer, Bestelldatum, E-Mail-Adresse der Bestellung, ggf. der widerrufene Teil) und die E-Mail-Adresse für die Eingangsbestätigung, außerdem Datum und Uhrzeit des Eingangs. Wir benötigen sie, um dir den Eingang unverzüglich zu bestätigen (§ 356a Abs. 4 BGB) und den Widerruf abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. b DSGVO). Gründe für den Widerruf fragen wir nicht ab. Die Angaben bewahren wir zusammen mit den Bestellunterlagen auf (Abschnitt 6, bis zu 10 Jahre, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Schutz vor Missbrauch wie beim Bestellformular: Formular-Kennzeichen ohne Cookie, unsichtbares Feld, Begrenzung der Absendungen je Sitzung und Stunde, ohne Speicherung der IP-Adresse.

8. Kontakt per E-Mail

Schreibst du uns eine E-Mail, verarbeiten wir deine Adresse und den Inhalt, um deine Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Vertragsbezug, sonst lit. f). Die E-Mails löschen wir, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

9. Die Programme und Apps

Lokale Daten: Fahrzeuge, Einträge, Fotos, Belege und Einstellungen werden auf deinem Gerät in einer verschlüsselten Datenbank gespeichert. MaschinenNotes hat kein Benutzerkonto und sendet keine Nutzungs-, Absturz- oder Telemetriedaten an uns. Die Lizenzprüfung erfolgt ohne Internetverbindung im Programm.

Berechtigungen (nur bei Bedarf, jederzeit in den Systemeinstellungen widerrufbar): Kamera – für Fotos von Fahrzeugen und Belegen und zum Einlesen des Sync-Codes (QR-Code); Fotos – über die Fotoauswahl des Systems wird nur das gewählte Bild übernommen; Standort – für die Tankstellensuche „Spritpreise in der Nähe“; Mitteilungen – für Erinnerungen an Fristen, die das Gerät selbst auslöst.

Spritpreise: Nutzt du die Spritpreise, übermittelt die App den gewählten Standort (oder den eingestellten Ort) und den Umkreis an unsere Schnittstelle api.tankstellen-ampel.de. Die Position wird nur zur Beantwortung der Anfrage verwendet und nicht gespeichert. Die Preisdaten stammen von der Markttransparenzstelle für Kraftstoffe (MTS-K) des Bundeskartellamtes. Meldest du über „Fehler melden“ einen falschen Preis oder falsche Angaben zu einer Tankstelle, übermitteln wir Tankstelle, Art der Meldung, den richtigen Wert und den Zeitpunkt – ohne Namen oder Konto – an die MTS-K. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gewünschte Funktion).

Karte: Kartenausschnitte lädt die App von unserem eigenen Kartenserver maps.gps-srv.de; dabei wird – wie bei jedem Abruf im Internet – deine IP-Adresse übertragen. Geladene Ausschnitte bleiben bis zu 30 Tage auf dem Gerät gespeichert. Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende, OpenMapTiles.

GPS-Srv.de (optional): Verbindest du MaschinenNotes mit deinem Zugang bei GPS-Srv.de, ruft die App mit deinem API-Schlüssel Fahrten und Kilometerstände ab (nur lesend). Dafür gelten die Bedingungen und die Datenschutzerklärung von GPS-Srv.de.

Navigation und Links: Tippst du auf „Route“ oder eine Adresse, öffnet sich die Karten-App deines Geräts (z. B. Apple Karten, Google Maps oder OpenStreetMap) mit der Adresse; dafür gelten die Bedingungen des jeweiligen Anbieters.

10. Synchronisation über die RuppiLab Cloud

Mit einer Lizenz kannst du deine Daten zwischen Rechnern und Handys abgleichen. Wählst du als Speicherort die RuppiLab Cloud, speichern wir auf unserem Server die von deinen Geräten hochgeladenen Sync-Daten. Diese Daten werden auf deinen Geräten Ende-zu-Ende verschlüsselt; der Schlüssel wird aus deinem Sync-Code abgeleitet und verlässt deine Geräte nie. Wir können die Inhalte (Fahrzeuge, Einträge, Belege, Anhänge) weder lesen noch auswerten.

Zur Bereitstellung des Dienstes speichern wir zusätzlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

  • eine zufällige Raum-Kennung und einen Prüfwert (Hash) deines Zugangsschlüssels,
  • einen Fingerabdruck (SHA-256-Hash) deines Lizenzschlüssels, die Lizenzart, die Anzahl der Arbeitsplätze und das Datum, bis zu dem dein Update-Recht und damit die RuppiLab Cloud läuft – nicht den Lizenzschlüssel selbst und nicht den darin enthaltenen Namen,
  • je verbundenem Gerät eine zufällige Geräte-Kennung, die Plattform, einen optionalen Gerätenamen, den du in der App festlegst, sowie den Zeitpunkt der ersten und letzten Verbindung,
  • Name, Größe, Prüfsumme und Änderungszeit der verschlüsselten Dateien und den belegten Speicherplatz.

IP-Adressen werden nicht gespeichert. Zur Abwehr von Missbrauch wird aus der IP-Adresse ein gekürzter, täglich neu verschlüsselter Prüfwert gebildet und höchstens zwei Stunden aufbewahrt. Fehlerprotokolle enthalten keine Inhalte, Kennungen oder Adressen und werden nach 90 Tagen gelöscht. Es werden keine Cookies gesetzt und keine Daten an Dritte weitergegeben.

Löschung: Du kannst den Sync-Raum jederzeit in der Desktop-App löschen („Sync beenden“) – die Daten werden dann sofort gelöscht. Endet dein Update-Recht, können deine Geräte die Daten noch 90 Tage lesen; danach wird der Zugang gesperrt und der Raum nach etwa sechs weiteren Monaten automatisch gelöscht. Räume, auf die 24 Monate lang kein Gerät zugegriffen hat, werden automatisch gelöscht. Sicherungskopien des Servers werden nach [ANZAHL] Tagen überschrieben.

11. Synchronisation über Google Drive, Dropbox oder OneDrive (optional)

Wählst du stattdessen deinen eigenen Speicher bei Google Drive, Dropbox oder Microsoft OneDrive, meldest du dich direkt beim jeweiligen Anbieter an und erlaubst MaschinenNotes den Zugriff auf einen eigenen App-Ordner. Die Zugangsberechtigung bleibt auf deinem Gerät; wir erhalten keine Daten. Die Sync-Daten werden auch hier vor dem Hochladen Ende-zu-Ende verschlüsselt. Für die Speicherung gelten die Bedingungen und Datenschutzerklärungen des gewählten Anbieters (Google Ireland Ltd., Dropbox International Unlimited Company bzw. Microsoft Ireland Operations Ltd.); eine Übermittlung in die USA durch den Anbieter ist dort möglich.

12. Weitergabe von Daten

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nur weiter, wenn es für die Vertragserfüllung nötig ist (z. B. an PayPal bei Zahlung über PayPal, an die MTS-K bei einer Fehlermeldung), an unseren Hoster als Auftragsverarbeiter oder wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dafür an apps@ruppilab.de.

Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg, Stahnsdorfer Damm 77, 14532 Kleinmachnow.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website, die Programme oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Stand: 13.10.2026